Gefälschte Dokumente und digitale Echtheitsprüfung

Warum VALIDOOO ein modernes Sicherheitsnetz für Urkunden, Zeugnisse und andere Nachweise bietet

Warum Dokumentenfälschung längst ein Alltagsproblem ist

Urkundenfälschung klingt nach dicken Gesetzbüchern und Strafrecht. In der Realität betrifft sie jedoch viele Alltagssituationen, zum Beispiel:

• falsche Zertifikate zum Erschleichen von Befähigungen
• Aufgehübschte Arbeitszeugnisse und Gehaltsabrechnungen für Bewerbungen oder Kredite
• manipulierte Atteste, Impfpässe oder Schul- und Hochschulzeugnisse
• angepasste Bescheinigungen für Versicherungen oder Behörden

Gleichzeitig werden immer mehr Unterlagen ausschließlich digital genutzt. PDFs, Scans, Bilddateien und Screenshots lassen sich mit kostenloser Software in wenigen Minuten verändern. Für Laien ist oft kaum erkennbar, ob ein Dokument echt oder bearbeitet ist.

Trotzdem verlassen sich Arbeitgeber, Banken, Verwaltungen, Weiterbildungsträger und soziale Einrichtungen auf die Richtigkeit dieser Dokumente. Wenn dieses Vertrauen missbraucht wird, kann das für alle Beteiligten weitreichende Folgen haben.

Was ist eine „Urkunde“ und ab wann ist sie gefälscht?

Das Strafrecht versteht unter einer Urkunde viel mehr als nur offizielle Papiere von Behörden. Vereinfacht gesagt sind Urkunden:

• schriftliche oder verkörperte Erklärungen
• geeignet, als Beweis zu dienen
• erkennbar, von wem sie stammen

Dazu gehören zum Beispiel:

• Zertifikate, Zeugnisse, Bescheinigungen
• Gutachten, Berichte, Protokolle, Stellungnahmen
• Rechnungen, Quittungen, Zahlungsnachweise
• Versicherungsscheine
• Ausweise, Tickets, Zugangsberechtigungen
• Ärztliche Atteste
• Digitale Dokumente (z. B. PDF-Bescheinigungen)

Urkundenfälschung liegt typischerweise vor, wenn jemand

• eine unechte Urkunde herstellt,
• eine echte Urkunde inhaltlich verfälscht oder
• eine unechte oder verfälschte Urkunde bewusst einsetzt, um andere zu täuschen.

Für rein digitale Konstellationen, also etwa manipulierte PDF-Dateien oder geänderte Einträge in Datenbanken, gibt es ergänzend die „Fälschung beweiserheblicher Daten“. Auch dort geht es im Kern darum, das Vertrauen in Echtheit und Unverfälschtheit von Beweismitteln zu schützen.

Nur ein kleiner Schwindel? Die Sicht der Rechtsprechung

Die Rechtsprechung ist hier sehr deutlich. Urkundenfälschung gilt nicht als harmlose Bagatelle, sondern als ernstzunehmende Straftat.

• Der Tatbestand der Urkundenfälschung kann mit Geldstrafe oder mit Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren geahndet werden.
• In besonders schweren Fällen sind sogar Freiheitsstrafen von sechs Monaten bis zu zehn Jahren möglich.
• Bereits der Versuch ist strafbar.

Verurteilt wurden zum Beispiel Personen, die

• Studien- oder Ausbildungsnachweise manipuliert haben, um unberechtigt Leistungen zu bekommen,
• gefälschte Impfausweise verkauft oder genutzt haben,
• Nachweisdokumente im Finanzbereich bzgl. Darlehensbewilligung verändert haben,
• Bescheinigungen verfälscht haben, um finanzielle oder berufliche Vorteile zu erlangen.

Neben der Strafe drohen häufig weitere Folgen:

• Rückforderungen von zu Unrecht erhaltenen Leistungen (zzgl. Strafen)
• arbeitsrechtliche Konsequenzen (z. B. fristlose Kündigung)
• berufsrechtliche Folgen wie Zulassungsentzug / Berufsverbote
• erhebliche Reputationsschäden

Für Unternehmen und Einrichtungen kommt hinzu: Wer Unterlagen nicht ausreichend prüft oder offensichtliche Unstimmigkeiten ignoriert, riskiert Vermögensschäden, Vertrauensverlust bei Kunden, Partnern und Klienten sowie gegebenenfalls rechtliche oder aufsichtsrechtliche Konsequenzen.

Was bedeutet es, Opfer gefälschter Dokumente zu sein?

• Fehlentscheidungen auf Basis falscher Informationen
  Stellenbesetzungen, Förderzusagen, Kredite, Zugangsberechtigungen und andere Entscheidungen können auf manipulierten Dokumenten beruhen.


• Direkte Vermögensschäden
  Kreditausfälle, Versicherungsschäden, zu Unrecht gewährte Leistungen oder Fördergelder.


• Haftungsrisiken und Probleme mit Aufsichtsbehörden
  In regulierten Branchen sind sichere Prüfprozesse vorgeschrieben. Verstöße können nicht nur finanzielle Verluste verursachen, sondern auch Bußgelder oder aufsichtsrechtliche Maßnahmen nach sich ziehen.


• Vertrauens- und Imageverlust
  Wenn bekannt wird, dass gefälschte Dokumente im eigenen Verantwortungsbereich unentdeckt geblieben sind, leidet die Glaubwürdigkeit des Unternehmens.

Die Botschaft ist klar: Wer gefälschten Dokumenten vertraut, kann erheblichen Schaden erleiden, sowohl wirtschaftlich als auch rechtlich und reputationsbezogen.

Warum herkömmliche Sicherheitslösungen oft nicht ausreichen

Der Wunsch nach fälschungssicheren Dokumenten ist nachvollziehbar. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass viele klassische Ansätze nur begrenzt funktionieren.

Physische Sicherheitsmerkmale

Dazu zählen zum Beispiel:

• Sicherheitspapier
• Wasserzeichen und Hologramme
• spezielle Druckfarben oder Prägungen

Solche Merkmale helfen, wenn das Originaldokument vorliegt. Sie haben jedoch klare Grenzen:

• Sie bieten kaum Schutz, wenn Dokumente gescannt, fotografiert oder als PDF verschickt werden.
• Sie sind häufig teuer und lohnen sich eher für große Institutionen mit sehr hohen Stückzahlen an Urkunden.
• Bei einfachen Ausdrucken oder bei digitalen Versionen sind diese Merkmale nicht mehr erkennbar.

Starre digitale Verfahren

Zu diesen gehören unter anderem:

• Datei-Hashwerte beziehungsweise Prüfsummen
• klassische digitale Signaturen, die den exakten Dateizustand absichern

Diese Methoden reagieren extrem empfindlich auf Veränderungen. Schon geringfügige Anpassungen führen oftmals dazu, dass das Dokument als verändert oder ungültig gewertet werden:

• Die Unterzeichnung der Dokumente erfolgt nachträglich digital.
• Dokumente werden in andere Dateiformate konvertiert.
• Notizen oder Markierungen werden ergänzt.
• Mehrere PDF-Dateien werden zu einer Datei zusammengeführt.
• Es werden Screenshots von Dateien verwendet.
• Digitale Dokumente werden in ERP-Systeme / SAP eingebunden.
• Verwendung von Software für Dokumentenmanagement (DMS).

In all diesen Fällen kann die technische Prüfung fehlschlagen, obwohl das Dokument inhaltlich korrekt und legitim ist. Das ist für viele Einsatzbereiche unpraktisch, weil Unterlagen in der Realität ständig angepasst, neu formatiert, gedruckt und digital weitergegeben werden.

Ein weiteres Problem: Fast alle Lösungen konzentrieren sich entweder auf reine Papierdokumente oder auf rein digitale Abläufe. Kaum eine Lösung deckt beide Welten gleichzeitig ab und begleitet ein Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus.

VALIDOOO als praxisnahe Lösung für digitale Echtheitsprüfung

VALIDOOO setzt genau an dieser Stelle an. Ziel ist eine Echtheitsprüfung, die zur Realität passt. In der Praxis bedeutet das, dass Dokumente gedruckt, gescannt, zusammengeführt und in vertretbarem Umfang angepasst werden können, ohne dass die Prüfung anschließend scheitert.

Vereinfacht lässt sich das Prinzip so zusammenfassen:

1. Relevante Dokumentenparameter werden sicher hinterlegt.
   Dazu gehören je nach Dokumentart zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Dokumentart, Version, Aussteller, Ausstellungsdatum, interne Referenznummern und ähnliche Schlüsseldaten.


2. Aus fünf Merkmalen entsteht ein Validierungssiegel.
   Das Validierungssiegel (bestehend aus QR-Code, Identifikator und Prüfcode) wird auf dem Dokument platziert und die Prüfmerkmale (VALIdots) werden entsprechend hervorgehoben. Somit liegt ein vollständig prüffähiges Dokument vor.


3. QR-Code-Scan ermöglicht sekundenschnelle Prüfung
   Durch das Scannen des QR-Codes werden alle relevanten Parameter automatisch übernommen, sodass die Prüfung in Sekundenschnelle erfolgen kann. Abschließend erhält man ein detailliertes Prüfergebnis.

Der wichtigste Unterschied zu starren Hash- oder Signaturlösungen besteht darin, dass VALIDOOO den Fokus auf inhaltlich aussagekräftige Merkmale legt. Es geht nicht darum, jedes Bit einer Datei zu überprüfen. Stattdessen werden die charakteristischen Eckdaten des Dokuments datenschutzkonform kontrolliert. Dadurch bleibt die Prüfbarkeit erhalten, selbst wenn:

• das Dokument in einem anderen Layout vorliegt,
• mehrere Seiten zu einem neuen PDF zusammengefasst wurden,
• das Dokument gedruckt und später erneut gescannt wurde.

Solange die tatsächlichen Inhalte mit den hinterlegten Merkmalen übereinstimmen, kann VALIDOOO eine verlässliche Aussage zur Echtheit liefern. Das sorgt für einen robusten und praxisnahen Schutz, der zu den realen Abläufen in Verwaltung, Bildung und Wirtschaft passt.

Die wichtigsten Vorteile von VALIDOOO

1. Funktioniert auf Papier und digital
VALIDOOO kann bei digitalen Dokumenten eingesetzt werden und bleibt auch bei Ausdrucken, Kopien und erneut eingescannten Dokumenten nutzbar. Medienbrüche sind somit kein grundsätzliches Problem.

2. Hohe Fehlertoleranz bei gleichzeitig klarer Aussage
Die Prüfung konzentriert sich auf wichtige Dokumentenmerkmale. Markierungen, Notizen, andere Dateiformate oder technisch bedingte Unterschiede beim Scan führen nicht automatisch dazu, dass eine Echtheitsprüfung scheitert. Die Prüfergebnisse bleiben verständlich und aussagekräftig.

3. Selbstprüfbarkeit für Dritte
Empfänger von Dokumenten, zum Beispiel Arbeitgeber, Hochschulen, Banken, Verwaltungen, soziale Träger oder Vereine, können die Echtheit selbst prüfen. Das gelingt über einen QR-Code-Scan oder über die händische Eingabe der Prüfparameter, ohne komplizierte Rückfragen bei der ausstellenden Stelle.

4. Datensparsame Gestaltung
Alle Daten (insb. Prüfmerkmale / VALIdots) werden verschlüsselt gespeichert, weshalb nicht einmal VALIDOOO Zugriff auf die Daten hat. Das reduziert Datenmengen und hilft dabei, datenschutzrechtliche Anforderungen umzusetzen.

5. Gute Einbindung in bestehende Prozesse
VALIDOOO lässt sich in vorhandene Abläufe integrieren, etwa in Schul- oder Hochschulverwaltung, in HR-Prozesse, in Zertifikats- oder Gutachten-Workflows oder in digitale Kundenportale. Kleinere Einrichtungen können den Dienst auch ohne große eigene IT-Projekte nutzen.

6. Stärkung von Vertrauen und Marke
Wer VALIDOOO einsetzt, signalisiert: Unsere Dokumente sind vor Fälschungen geschützt und wir nehmen das Thema Echtheit ernst. Das erhöht das Vertrauen bei Kundschaft, Klienten, Kooperationspartnern und Förderern.

Fazit: Dokumentensicherheit braucht flexible Echtheitsprüfung

Gefälschte Dokumente sind längst kein Randthema mehr. Sie tauchen in Bewerbungsverfahren, Kreditprozessen, Förderanträgen, Gutachten und sogar im Gesundheitsbereich auf. Die Konsequenzen sind erheblich und reichen von Vertrauensverlust bis hin zu langfristigen finanziellen Schäden.

Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass klassische Sicherheitsmerkmale und starre digitale Verfahren häufig nicht ausreichen. Entweder schützen sie nur das eine Original oder sie versagen schon bei geringfügigen, völlig legitimen Veränderungen am Dokument.

VALIDOOO bietet hier einen anderen Ansatz. Statt jede kleine technische Änderung zu bemängeln, konzentriert sich die Lösung auf die entscheidenden Inhalte. Genau diese Kerndaten werden abgesichert und bei einer Prüfung verlässlich abgeglichen. Dadurch bleibt ein Dokument auch dann prüfbar, wenn es in verschiedenen Formaten, Versionen oder Medien unterwegs ist.

Kurz zusammengefasst:
Gefälschte Dokumente sind ein wachsendes Risiko. VALIDOOO macht Echtheit wieder nachvollziehbar und bietet Unternehmen ein praktisches Werkzeug, um Vertrauen in Dokumente zurückzugewinnen.